Успех любого мероприятия, будь то масштабный конгресс или небольшой семинар, во многом зависит от технического оснащения. Генеральный директор петербургской компании DATAFORUM Валентин Дубровский рассказал «Эксперту С-З» о предпочтениях организаторов мероприятий.
— В стратегии развития DATAFORUM указана амбициозная цель — вывод отрасли технического обслуживания мероприятий на мировой уровень. Как этой цели возможно достичь?
— Мы прежде всего начали работу с себя, с внутренних процессов в компании. Провели реальную оценку собственных ресурсов, после чего перешли к построению системы взаимодействия между отделами и сотрудниками. В компании появился целый ряд регламентов по обслуживанию мероприятий, инструкции по обслуживанию оборудования, регулярные проверки и повышение квалификации персонала. Следующим шагом стало создание единой ERP-системы для объединения в одной платформе всех служб: от продаж и проектной работы до логистики и распределения персонала. Одновременно проводится работа по увеличению парка современным профессиональным оборудованием.
— Как в целом вы оцениваете уровень технического оснащения мероприятий, проводимых в Санкт-Петербурге?
— Мероприятия стали неотъемлемой частью любого бизнеса в условиях жесткой конкуренции сегодняшнего дня, поэтому и техническое оснащение находится на достаточно высоком уровне. Проведение деловых встреч и мероприятий помогает сформировать образ энергичной компании с позитивным имиджем, привлекая к себе внимание потенциальных клиентов, партнеров, общественности и СМИ. С появлением ежегодных крупных мероприятий, таких как ПМЭФ, Международный банковский конгресс, Культурный форум и т.д., выросла и планка качества услуг; ведь именно по ним и составляет свое мнение международное профессиональное сообщество.
Тем не менее в мероприятиях меньшего масштаба качество услуг зачастую прямо пропорционально бюджету проекта, и это влияет на общее впечатление о работе по их организации. Мы в свою очередь имеем возможности и опыт по организации и поддержке мероприятий различного масштаба и даже для самых небольших конференций подбираем оптимальный набор услуг, чтобы сделать все на высоком уровне. Ведь, чтобы событие прошло успешно, совсем не обязательно располагать самым дорогим оборудованием, но очень важно максимально использовать функционал имеющегося, что возможно, только если им управляет высококлассный и опытный специалист. Важно глубоко вникнуть в цели и понять задачи, которые клиент ставит перед конкретным мероприятием, и такое погружение позволяет не только сэкономить бюджет заказчика, благодаря правильному комплекту оборудования, но и лучше понять его, вывести коммуникацию на совершенно иной уровень доверия, когда даже самый консервативный заказчик начинает с интересом пробовать какие-то новые для себя форматы и технологические новинки.
— Каковы базовые принципы проектов по техническому оснащению масштабных мероприятий?
— Основных моментов несколько: это своевременность, качество и надежность оказания услуг. Первое — соблюдение временных параметров на каждый этап подготовки. Для этих целей на проект составляются графики, где можно отследить связь различных служб и оперативно решить поставленные задачи. Второе — это квалификация персонала. В вопросах технической организации именно опыт и знания каждого сотрудника являются решающими. И третье — надежность всех систем и средств. Только точный подбор даст максимальный результат в каждом конкретном случае, а резервирование важных компонентов и линий дает гарантии проведения мероприятия на высоком уровне.
— Как диджитализация, повсеместное внедрение новых технологий влияют на качество оснащения мероприятий? Какие интересные новации появились в последнее время?
— Процесс диджитализации — логичное эволюционное развитие в ивент-индустрии, что влияет самым лучшим образом на качество оснащения мероприятий, так как уровень оборудования существенно повысился. Появились возможности по точной и гибкой настройке параметров даже в самых простых устройствах. Существенно увеличились возможности по передаче сигнала высокого качества на дальние расстояния без потерь и задержек. Все больше направлений уходит в онлайн, позволяя организаторам в разы увеличить живую аудиторию. Это и многоканальные видеотрансляции в Интернет с возможностью выбора языка перевода и живого обсуждения со стороны пользователей, и комплекс услуг по удаленной регистрации и мгновенной аккредитации участников на мероприятии, которые упрощают организацию проектов и дают доступ участникам к удобному функционалу, навигации, материалам, фотоотчетам и т.д.
В последнее время мы видим огромный интерес бизнес-сообщества к интеграции мобильных платформ в процессы подготовки и проведения деловых и развлекательных мероприятий: теперь с одного мобильного устройства пользователь может не только отследить новости и обновления, но и подтвердить свое участие, проголосовать или задать вопрос спикеру в чате и потом скачать все интересующие его доклады спикеров и фотографии в отличном качестве. Конечно, нельзя не упомянуть все возрастающий интерес к виртуальной и дополненной реальности, причем не только в индустрии развлекательных, но и в контексте деловых мероприятий и даже в коллаборации с музейно-историческими и образовательными проектами.
